Kebijakan Privasi Kala Kerja

1. Tentang kebijakan ini

Kala Kerja adalah layanan sistem informasi sumber daya manusia yang menyediakan portal administrator dan karyawan. Kebijakan ini berlaku bagi administrator, karyawan, dan pihak lain yang mengakses atau menggunakan layanan.

Perusahaan pengguna bertanggung jawab menentukan tujuan dan dasar pemrosesan data karyawan yang dimasukkannya ke dalam layanan serta memberi pemberitahuan yang diperlukan kepada karyawannya. Kala Kerja memproses data tersebut untuk menjalankan fitur yang dipilih perusahaan. Untuk data akun, permintaan dukungan, dan keamanan layanan, pengelola Kala Kerja memproses data seperlunya untuk mengelola dan melindungi layanan.

Kebijakan ini dibaca bersama Syarat dan Ketentuan Kala Kerja serta pengaturan yang ditetapkan administrator perusahaan.

2. Data yang diproses

Data yang diproses bergantung pada fitur yang digunakan dan informasi yang dimasukkan perusahaan atau pengguna, antara lain:

• Data akun dan identitas: nama, alamat email, nomor telepon, kata sandi dalam bentuk hash, peran akun, dan informasi autentikasi.
• Data kepegawaian: nomor karyawan, jenis kelamin, tanggal lahir, alamat, provinsi, tanggal bergabung atau keluar, status kerja, departemen, jabatan, atasan, kontak darurat, data keluarga, riwayat pekerjaan, pendidikan, keterampilan, sertifikasi, dan dokumen yang dimasukkan perusahaan.
• Data absensi dan lokasi: waktu masuk dan pulang, status dan riwayat absensi, koordinat GPS, akurasi GPS, lokasi kerja, jarak, serta hasil pemeriksaan absensi.
• Data biometrik dan foto: templat fitur wajah, foto referensi, serta foto bukti atau percobaan verifikasi absensi, termasuk percobaan yang gagal atau tidak selesai. Data biometrik wajah termasuk data pribadi spesifik menurut Undang-Undang Pelindungan Data Pribadi. Fitur wajah digunakan untuk verifikasi absensi dan meminta persetujuan tersendiri melalui aplikasi.
• Data cuti, izin, perjalanan, dan persetujuan: jenis pengajuan, periode, alasan, lampiran, perjalanan dinas, status persetujuan, dan catatan yang diberikan pengguna.
• Data penggajian dan keuangan: komponen gaji, tunjangan, potongan, pajak, rekening pembayaran, slip gaji, dan data lain yang dimasukkan perusahaan melalui fitur terkait.
• Data teknis dan catatan aktivitas: alamat IP, informasi peramban atau perangkat, waktu akses, tindakan pada sistem, dan catatan keamanan.

Perusahaan sebaiknya hanya memasukkan data yang diperlukan untuk menggunakan fitur Kala Kerja.

3. Tujuan dan dasar pemrosesan

Data digunakan untuk menyediakan dan menjalankan fitur HRIS, termasuk pengelolaan akun, data karyawan, absensi, verifikasi wajah dan lokasi, cuti dan izin, perjalanan dinas, persetujuan, penggajian, dokumen, laporan, dan notifikasi.

Data juga dipakai untuk mengamankan akun dan layanan, mencegah penyalahgunaan, memelihara serta memperbaiki sistem, menanggapi permintaan dukungan, membuat catatan audit, dan memenuhi kewajiban hukum yang berlaku. Dasar pemrosesan ditentukan sesuai tujuan dan tanggung jawab masing-masing Pengendali Data Pribadi. Persetujuan khusus diminta untuk pemrosesan biometrik wajah; pemrosesan data lain dapat diperlukan untuk hubungan kerja, penyediaan layanan, kepentingan yang sah, atau kewajiban hukum sesuai konteksnya.

Kala Kerja tidak menggunakan data karyawan untuk iklan yang ditargetkan dan tidak menjual atau menyewakan data pribadi.

4. Akses dan pengungkapan data

Data karyawan dapat diakses oleh administrator perusahaan dan pengguna lain yang diberi kewenangan sesuai peran dan fitur. Perusahaan bertanggung jawab mengatur kewenangan tersebut. Pengelola Kala Kerja dapat mengakses data secara terbatas jika diperlukan untuk dukungan, keamanan, pemeliharaan, atau pemenuhan kewajiban.

Data dapat diproses oleh penyedia infrastruktur atau layanan teknis yang membantu menjalankan Kala Kerja, sesuai kebutuhan layanan dan pengaturan yang berlaku. Data juga dapat diberikan kepada aparat atau otoritas berwenang apabila diwajibkan oleh hukum. Kami membatasi pengungkapan pada data yang diperlukan untuk tujuan tersebut.

5. Penyimpanan dan retensi

• Templat wajah: masa penggunaan untuk verifikasi absensi dibatasi oleh masa berlaku yang tercatat pada sistem, saat ini satu tahun. Jika persetujuan ditarik, templat aktif dan foto referensi dihapus dari tabel operasional.
• Foto bukti dan percobaan absensi: disimpan dalam sistem operasional selama lima tahun, lalu dipindahkan ke arsip retensi perusahaan. Arsip tersebut tetap disimpan; saat ini sistem tidak menetapkan penghapusan otomatis setelah pemindahan.
• Data kepegawaian, penggajian, dan catatan lainnya: dikelola selama diperlukan untuk layanan, instruksi perusahaan, dan kewajiban hukum yang berlaku. Administrator perusahaan perlu mengatur dan meninjau data sesuai kebutuhan serta masa retensinya.

Jika layanan berakhir atau tujuan pemrosesan tercapai, data ditangani sesuai instruksi perusahaan, kebutuhan penyelesaian kewajiban, dan peraturan yang berlaku. Salinan cadangan atau arsip dapat membutuhkan waktu tambahan untuk dihapus sesuai siklus pengelolaannya.

6. Keamanan data

Kala Kerja menerapkan langkah teknis dan organisasi yang dirancang untuk melindungi data dari akses, perubahan, kehilangan, atau pengungkapan tanpa izin. Langkah yang digunakan mencakup pengaturan akses berdasarkan peran, pencatatan aktivitas, perlindungan sesi dan formulir, serta enkripsi untuk templat biometrik dan foto yang diproses oleh fitur absensi.

Pengguna dan perusahaan juga perlu menjaga kerahasiaan kredensial, membatasi akses sesuai tugas, menggunakan perangkat dan jaringan yang aman, serta segera melaporkan dugaan akses tanpa izin. Jika terjadi kegagalan pelindungan data, pemberitahuan dilakukan sesuai kewajiban hukum yang berlaku.

7. Hak dan pilihan Anda

Sesuai peraturan yang berlaku, Anda dapat meminta informasi tentang pemrosesan data, mengakses dan memperoleh salinan, memperbarui atau memperbaiki data, meminta penghentian atau penghapusan, serta menarik persetujuan yang telah diberikan, dengan memperhatikan batasan hukum dan kebutuhan penyimpanan yang sah.

Untuk data kepegawaian, penggajian, dan absensi, sampaikan permintaan terlebih dahulu kepada administrator perusahaan karena perusahaan mengelola data tersebut. Karyawan dapat mencabut persetujuan verifikasi wajah dari halaman absensi. Pencabutan menghentikan penggunaan templat wajah untuk verifikasi berikutnya dan menghapus templat serta foto referensi yang aktif; bukti absensi yang telah tercatat tetap mengikuti masa retensi di atas. Penghentian verifikasi wajah dapat membuat Anda perlu menggunakan metode absensi alternatif yang diatur administrator.

Permintaan dapat memerlukan verifikasi identitas dan mungkin dibatasi apabila penyimpanan masih diwajibkan oleh hukum atau diperlukan untuk penyelesaian kewajiban yang sah. Hak-hak tersebut diatur, antara lain, dalam Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi.

8. Cookie dan sesi

Kala Kerja menggunakan cookie yang diperlukan untuk menjaga sesi masuk, keamanan, dan pengiriman formulir. Jika cookie dinonaktifkan melalui pengaturan peramban, sebagian fungsi masuk atau penggunaan layanan mungkin tidak berjalan dengan baik.

9. Perubahan kebijakan

Kebijakan ini dapat diperbarui jika fitur, cara pemrosesan, atau ketentuan hukum berubah. Versi terbaru dan tanggal pembaruan akan ditampilkan pada halaman ini. Jika perubahan memerlukan pemberitahuan atau persetujuan khusus, informasi akan disampaikan melalui kanal yang tersedia.

10. Kontak dan permintaan data

Untuk data karyawan, hubungi administrator perusahaan terlebih dahulu. Anda juga dapat menghubungi tim Kala Kerja untuk pertanyaan atau bantuan terkait kebijakan ini: